Les experts de confiance de RRD Canada fournissent un service proactif pour la gestion du matériel d’événement

LE DÉFI

Les organisateurs de conférences doivent souvent composer avec la difficile tâche de trouver un fournisseur fiable pour leurs besoins d’impression de brochures, d'affiches ou de documents dans la ville même de l'événement, et de livraison dans les délais requis.

Un organisateur d’une conférence de grande envergure tenue récemment réunissant plus de 2 500 délégués avait besoin d'une solution d’impression pour ses animateurs. Il était à la recherche d’une ressource unique qui pourrait travailler directement avec chacun des animateurs et fournir des services qui comprendraient l’établissement des prix, la préparation des fichiers, l'impression, la livraison dans les délais prescrits et la facturation. Chaque animateur et l’organisateur devaient être facturés individuellement.

LA SOLUTION

RRD a collaboré avec l'organisateur de la conférence pour créer une page sur le site Web de la conférence conçue spécialement pour les animateurs à qui il incombait de commander le matériel imprimé pour les séances en petits groupes. La page fournissait le format et les besoins en matière d'impression, incluant un modèle pratique, et également le nom du gestionnaire en matière d’impression de RRD comme contact direct.

Notre gestionnaire a collaboré avec chaque animateur en leur fournissant les prix et en les aidant à préparer les documents pour la conférence. Les services comprenaient la rédaction du contenu, le formatage des fichiers, l'impression, la mise en lot et la livraison au lieu de la conférence, et veiller à ce que le matériel soit identifié et livré au bon endroit.

La solution de gestion d'impression de RRD pour les animateurs est venue alléger la charge de travail de l'organisateur de la conférence, lui permettant de se concentrer sur d’autres aspects de l’événement.