Select below to view policy in your preferred language:
Laatste actualisering/herziening: 20 january 2023
Inhoud
- Wie is RRD?
- Wie bent u?
- Wat is een privacyverklaring?
- Algemene interacties met ons
- Hoe wij uw gegevens beschermen
- Hoe wij de privacy in stand houden
- De wetten die wij naleven
- Toegang tot en actualisering van uw gegevens
- Bijhouden van websitebezoekers – gebruik van cookies
- Wijzigingen in deze privacyverklaring
- Hoe kunnen wij u helpen?
- Wie wij zijn (in details)
Wie is RRD?
Deze privacyverklaring is opgesteld door RR Donnelley. Zij is van toepassing op alle Europese bedrijven die vandaag deel uitmaken van de RR Donnelley-groep. U vindt de gegevens van deze bedrijven aan het einde van deze kennisgeving. Om redenen van beknoptheid zullen wij ons in de rest van dit document "RRD" noemen.
Wie bent u?
Om deze privacyverklaring makkelijker te lezen en te begrijpen te maken, hebben wij de inhoud opgedeeld in een aantal kleinere documenten die enkel verband houden met u en uw relatie met ons. Als u klikt op de onderstaande koppelingen, tonen wij u nadere informatie over de wijze waarop wij uw gegevens bewaren en verwerken.
U bent gevestigd in de Europese Unie en u bent een:
Als u niet tot een van de bovenstaande categorieën behoort, is de rest van onze privacyverklaring wellicht niet relevant voor u, maar wij moeten zeker stellen dat u als bezoeker van onze website begrijpt wat wij mogelijk doen met informatie over u die wij verzamelen wanneer u onze site bezoekt.
Wat is een Privacyverklaring?
U moet weten dat wij uw privacy serious nemen en dat wij duidelijk willen communiceren over hoe wij uw persoonsgegevens die wij verzamelen, zullen bewaren en verwerken.
U kunt uiteenlopende interacties hebben met RRD en met de gegevens die u ons daarbij verstrekt, kunnen wij heel wat doen. Dit is een lijst van de redenen waarop wij ons baseren om uw gegevens te bewaren en te verwerken.
- Om een contract of dienst voor u als zakelijke klant uit te voeren, bijv. bedrijfscommunicatie voor u verzenden
- Om een dienst aan u als individuele klant te leveren, bijv. een fotoboek voor u afdrukken
- Wij hebben daar een gerechtvaardigd belang bij, namelijk de verbetering van de interactie tussen ons
- Er is een wettelijke verplichting, wij moeten bijvoorbeeld belastinggegevens over de werknemers bijhouden
Over het algemeen gebruiken wij uw machtiging of toestemming om gegevens over u te bewaren of te verwerken niet, omdat u doorgaans naar ons bent gekomen om ons te vragen iets voor u te doen – zoals u in dienst nemen en uw loon en voordelen uitbetalen.
Als wij wel uw toestemming moeten vragen alvorens wij uw persoonsgegevens verzamelen of verwerken, zullen wij u dat duidelijk maken en kunt u kiezen of u ons verzoek al dan niet accepteert.
Deze voorwaarden kunnen moeilijk te begrijpen lijken en wij zullen dit duidelijker maken in de specifieke secties afhankelijk van uw relatie met ons – u vindt die bij de koppelingen in het bovenstaande deel Wie bent u?.
Deze privacyverklaring is bedoeld om uit te leggen
- welke gegevens wij over u verzamelen
- hoe wij uw gegevens verzamelen
- waarom wij uw gegevens verzamelen
- hoe wij uw gegevens gebruiken
- of wij uw gegevens delen, en zo ja met wie
Deze informatie is te vinden in de koppelingen in het bovenstaande deel Wie bent u?
Hieronder lichten wij ook toe
- hoe wij uw gegevens beschermen
- hoe u uw gegevens kunt controleren, inclusief de toegang tot en de actualisering en het verwijderen van wat wij bewaren, en de rechten waarover u beschikt in verband met deze gegevens
Algemene interacties met ons
Wij kunnen basisgegevens verzamelen of registreren, zoals naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer, die u ons vrijwillig verstrekt via formulieren op onze websites, via een RRD-app, via elektronische post die u ons kunt sturen, of via andere communicatiemiddelen tussen u en ons.
Ons e-mails sturen
Als u ons e-mailt, zullen uw e-mailgegevens worden bewaard en verwerkt in ofwel Google Mail ofwel in Salesforce Marketing Cloud.
Dit zijn diensten van derden die gevestigd zijn in ofwel de Europese Unie ofwel de Verenigde Staten (VS). Wij zorgen ervoor dat uw gegevens rechtmatig worden doorgegeven aan de e-mailsystemen in de VS op basis van de bescherming van de Privacyschild-regelgeving.
De privacy-informatie voor Google Mail is te vinden op https://policies.google.com/privacy en voor Salesforce hier https://www.salesforce.com/uk/company/privacy/.
Wanneer u ons e-mailt, trachten wij gebruik te maken van Transport Layer Security (TLS) om het e-mailverkeer tussen ons te versleutelen en te beschermen. Als uw e-mailsystemen geen TLS kunnen gebruiken, moet u weten dat een e-mail die wij verzenden of ontvangen mogelijk niet beschermd is bij de transmissie via het internet.
Wij controleren e-mails die ons worden gestuurd ook op virussen en kwaadaardige software (malware).
Merk ook op dat alle e-mails die wij via Google Mail verzenden en ontvangen om juridische redenen gedurende zeven jaar worden bewaard in een alleen-lezenarchief, voor als advocaten e-mailgegevens zouden moeten raadplegen in het kader van een onderzoek of een rechtszaak.
Gebruik van sociale media
Wij gebruiken sociale media om u te helpen ons te bereiken en om u op de hoogte te houden. Als u ons een privaat bericht stuurt via een van de volgende platformen, zullen wij dat bericht niet langer dan 12 maanden bewaren, behoudens wettelijke verplichting om het bericht langer te bewaren.
De privacyverklaringen van de socialemediawebsites die wij gebruiken, vindt u hier.
- Twitterhttps://twitter.com/en/privacy
- LinkedInhttps://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
- Hubspothttps://legal.hubspot.com/privacy-policy
- YouTubehttps://policies.google.com/privacy
Hoe wij uw gegevens beschermen
Wij hechten groot belang aan de beveiliging van uw gegevens, en wij hanteren dan ook de beste sectornormen en wij leven alle toepasselijke wetten na om de persoonsgegevens te beschermen die bij ons worden ingediend (ingediend door ofwel u, ofwel door een derde partij aan wie wij diensten verlenen). Wij beveiligen uw gegevens zowel tijdens de transmissie als nadat wij ze hebben ontvangen.
Waar nodig gebruiken wij versleutelingstechnologie om de gegevensprivacy te versterken en ter preventie van verlies, misbruik of wijziging van uw gegevens wanneer wij die bewaren of verwerken. Wij maken ook gebruik van technologie en processen conform de branchenormen om situaties op te sporen en te beantwoorden waar onbevoegden trachten toegang te krijgen tot uw gegevens op onze systemen.
Hoe wij de privacy in stand houden
Geregeld onderzoeken wij onze naleving van deze Privacyverklaring en van de privacyregelgeving waar wij onder vallen. RRD is een ondernemingslid van de International Association of Privacy Professionals (IAPP) en onze juridische en privacyteams blijven op de hoogte van de recentste wijzigingen in de wetten voor privacy en gegevensbescherming die van belang zijn voor onze bedrijven over de hele wereld.
De wetten die wij naleven
RRD moet alle toepasselijke privacywetten naleven. De belangrijkste daarvan is Verordening (EU) 2016/679 van het Europese Parlement, die ook bekendstaat als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation, GDPR).
Waar relevant moeten wij ook de plaatselijke privacygerelateerde wetten naleven in andere Europese landen naast de GDPR.
Toegang tot en actualisering van uw persoonsgegevens
Als een in de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk (VK) gevestigde persoon beschikt u over diverse rechten wanneer u ons uw persoonsgegevens verstrekt, als zakelijke of particuliere klant, als leverancier of als werknemer (dan wel ex-werknemer) van ons. U leest meer over deze rechten op https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/individual-rights/
Deze rechten hangen soms af van de manier waarop wij uw gegevens verwerken. In sommige omstandigheden is het recht niet van toepassing (of is er een uitzondering op de regel, die inhoudt dat wij mogelijk niet verplicht zijn uw verzoek in te willigen). U hebt bijvoorbeeld gevraagd dat wij al uw gegevens zouden wissen, maar wij zijn wettelijk verplicht om sommige gegevens te bewaren voor belastingdoeleinden. Als er een uitzondering van kracht is, zullen wij u duidelijk vertellen waarom wij niet kunnen ingaan op uw verzoek.
Wij hebben beleidslijnen en processen ingevoerd om ons te helpen u te helpen bij deze rechten. Deze rechten zijn:
- Transparantie; wij gebruiken duidelijke en gewone taal wanneer wij met u communiceren.
- Toegang; wij vertellen u welk soort gegevens wij over u bezitten, het doel daarvan, met wie wij die delen en hoe lang wij ze zullen bewaren, en wij bieden u toegang tot die gegevens.
- Rectificatie; als gegevens die wij over u bezitten onjuist zijn, zullen wij die verbeteren.
- Wissing; waar van toepassing zullen wij gegevens die wij over u bezitten verwijderen.
- Overdraagbaarheid; waar van toepassing zullen wij een kopie van uw persoonsgegevens verstrekken in een algemeen gebruikte en machinaal leesbare indeling.
- Bezwaar aantekenen tegen verwerking; u kunt zich uitschrijven uit de marketingcommunicatie van RRD. Alle communicatie die wij u sturen, moet vermelden hoe u zich kunt uitschrijven uit toekomstige berichten.
Met het oog op uw privacy en om zeker te stellen dat een verzoek wel degelijk van u afkomstig is, moeten wij uw identiteit controleren voor wij kunnen ingaan op uw verzoek om bewerking, toegang of verwijdering van uw gegevens.
Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens bewaren en verwerken namens een van onze klanten. Als dat het geval is kunnen wij een verzoek van u doorgeven en waar nodig en van toepassing zullen wij onze klant helpen dat verzoek voor u in te willigen.
U kunt een verzoek richten aan de e-mailaccounts die zijn opgesomd in het onderstaande deel Hoe kunnen wij u helpen?.
U hebt ook het recht om contact op te nemen met RR Donnelley in het deel Hoe kunnen wij u helpen? als u meent dat onze inzameling of ons gebruik van informatie oneerlijk, misleidend of ongepast is.
U kunt ook contact opnemen met de toezichtinstantie voor gegevensbescherming, de Toezichthoudende Autoriteit. Om te vereenvoudigen hoe RRD met de Toezichthoudende Autoriteiten in Europa werkt, zullen wij de Data Protection Commissioner in Ierland gebruiken (https://www.dataprotection.ie) als onze primaire of leidende autoriteit voor privacy bij alle bedrijven die deel uitmaken van RRD Supply Chain Solutions.
U kunt uw klacht ook altijd in de plaatselijke taal richten aan uw plaatselijke Europese Toezichthoudende Autoriteit, waarmee wij zullen samenwerken om uw klacht op te lossen.
Wij kijken ook uit naar uw opmerkingen over de duidelijkheid van deze Privacyverklaring en uw ervaringen met de privacy van uw persoonsgegevens bij RRD.
Bijhouden van websitebezoekers – gebruik van cookies
Behoudens uw goedkeuring kunnen wij, wanneer u een van onze websites bezoekt (zoals deze), gebruikmaken van cookies om gegevens over u te verzamelen zoals het internetadres van uw computer, de koppeling die u hebt gebruikt om naar onze website te gaan, de specifieke webpagina's van ons die u hebt bezocht en hoe lang u ze hebt bezocht. Dat helpt ons het nut van de deze website te begrijpen en toekomstige versies van de website te verbeteren om u de best mogelijke ervaring te kunnen bieden.
Wij kunnen een externe dienst gebruiken, zoals Google Analytics, om cookies in uw browser te zetten en informatie over uw bezoek aan onze websites te registreren. De informatie kan u niet op unieke wijze identificeren, en noch wij noch onze leveranciers zullen trachten u te identificeren. Als wij informatie moeten vragen waarmee u kan worden geïdentificeerd, zullen wij dat duidelijk maken en uitleggen hoe wij die gegevens zullen gebruiken.
Cookies zijn een technologie die kan worden gebruikt om te helpen uw gebruik van een website aan uw persoonlijke voorkeuren aan te passen. Een cookie is een informatie-element dat een website naar uw browser kan sturen, en dat dan op uw systeem wordt opgeslagen.
U kunt uw browser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd wanneer u een cookie ontvangt van een website zoals de onze, zodat u de kans hebt om te beslissen of u het al dan niet wilt accepteren.
Volg de koppelingen van het Cookiebeleid op deze website voor nadere details over de cookies die wij gebruiken, en voor informatie over de wijze waarop wij cookies beheren - de cookies die u ontvangt van ons en van andere websites die u kunt bezoeken.
Wijzigingen in deze Privacyverklaring
Wij herzien deze privacyverklaring geregeld. De laatste bijwerking vond plaats op 15 september 2020.
Hoe kunnen wij u helpen?
Wij hebben privacypersoneel en juristen om onze Europese bedrijven te adviseren over privacy en gegevensbescherming en om samen te werken met klanten, werknemers en de toezichtinstanties (de Toezichthoudende Autoriteiten die de privacyregels in Europa beheren en handhaven).
Met vragen over de privacy of de gegevensbescherming kunt RRD e-mailen op
DataPrivacyEurope@rrd.com.
Als wij een formele schriftelijke klacht ontvangen, verwerken wij die met de persoon die de klacht heeft ingediend. Wij zullen ook samenwerken met de betrokken toezichtinstantie (Toezichthoudende Autoriteit) in Europa om klachten te behandelen die niet direct kunnen worden opgelost.
Wie wij zijn (in details)
De volgende businessunit is de RR Donnelley-groep die is gevestigd in de Europese Unie per datum van deze privacyverklaring.
Businessunit – RRD Supply Chain Solutions
Leidende toezichthoudende autoriteit – Data Protection Commissioner, Ierland
- Banta Global Turnkey Limited
Hollyhill Industrial Estate Unit 8, Hollyhill, Cork, T23 KN97, Ierland.
- R.R. Donnelley GTS Poland Sp z.o.o.
Ul. Zakladowa 90/92,92-402 Łódź, Polen.
- RR Donnelley Czech s.r.o.
Tuřanka 1328/102, Slatina, 627 00 Brno, Tsjechië.
- R.R. Donnelley Magyarorszag Kft
4031 Debrecen, Kígyóhagyma utca 7, Hongarije.